本流程适用于我校中国籍在读本科生、研究生参加学校、学院组织或发布的国（境）外交流学习项目，包括长短期交流访学、课程研修、联合培养、海外实习、国际会议学术交流、学院团组交流项目等。

一、 学生出国（境）交流学习校内审批流程

（一）确认项目及准备材料

在确定参加国（境）外交流学习项目前，认真阅读项目通知，了解项目时间、目的地、学习内容、费用安排、安全要求及报名条件等信息，并自行提前准备以下材料：

1. 护照、港澳台通行证等有效出入境证件；

2. 身份证原件及复印件；

3. 签证、签注或相关入境许可材料；

4. 录取通知书、邀请函、项目日程、住宿安排、保险证明等项目支撑材料；

5. 接收方或项目通知要求提供的其他材料。

（二）登录融合门户—外事系统填报学生出国（境）申请

按照外事系统提示，在线填写个人信息、项目信息、出访时间、目的地、经费来源、紧急联系人等内容，并上传相关材料。

填写时应确保信息真实、准确、完整。

（三）参加行前教育并签署承诺书

学生及家属共同签署出国（境）交流学习相关承诺书（外事系统下载）并上传外事系统，明确本人在国（境）外期间遵守中国法律法规、目的地法律法规、接收单位管理规定和学校有关要求。

（四）在线流转审核步骤如下图

（五）行前培训

参加学校或学院组织的行前教育培训，学习内容包括出入境准备、安全纪律、涉外法规、国家安全、反诈防骗、学术诚信、数据安全、应急处置等。

二、 学生出国（境）交流学习资助申请流程

学校对符合条件的学生出国（境）交流学习项目给予一定资助，资助工作按照《西安理工大学学生出国（境）学习交流资助办法》执行。资助申请长期开放，符合资助条件的学生在确定参加项目并完成校内审批备案手续后，可及时向国际合作与交流处提交资助申请材料，原则上每学期集中开展一次资助评审及发放手续。

（一）项目报名及校内审批

学生应先按项目通知要求完成报名、录取确认及校内出国（境）审批手续，未完成校内审批备案的，不予受理资助申请。

（二）填写资助申请表

填写《西安理工大学学生出国（境）学习交流资助申请表》（附件1）。

申请材料一般包括：

1.西安理工大学在校生出国（境）审批表（外事系统下载打印）

2.西安理工大学在校生出国（境）公示表（外事系统下载打印）

3.西安理工大学学生出国（境）学习交流资助申请表（导师签字、学院负责人签字盖章）及申请理由（须附页）

4.项目录取通知书、邀请函或参会录用证明；

5.护照/港澳通行证本人页扫描件，签证/签注页扫描件，出入境盖章页/出入境记录（小程序）

6.往返机票行程单

7.结束学习交流返校总结报告（不少于2000字）

其他必要支撑材料。

（三）提交国际处审核

学生在完成校内审批备案手续后，可向国际合作与交流处提交资助申请材料。国际处对申请材料进行初审。

（四）学校集中评审并办理资助

国际处组织资助评审并根据年度专项经费额度和资助办法，确定资助学生名单及资助额度，在国际处官网进行公示。资助确定后，按照学校财务制度办理发放或报销手续。

三、 注意事项

（一）学生应在出行前完成校内审批手续、购买覆盖交流全程的境外医疗及人身意外保险，并按要求参加行前教育培训。

（二）学生应妥善保管护照、通行证、签证、录取通知书、保险单、住宿证明、项目日程等重要材料，并提前留存电子版。

（三）学生在国（境）外期间应保持通讯畅通，遇突发情况第一时间联系带队教师、学院联系人、国际处及中国驻当地使领馆。

（四）学生应按期返校并提交学习总结、成绩单、结业证明、参会证明等材料。涉及学分认定、创新学分认定或其他学习成果认定的，按照学校有关规定办理。

（五）学生资助申请长期开放，学校原则上每学期集中处理一次评审及发放手续。请申请人根据项目时间合理安排材料提交，确保申请材料真实、完整，对弄虚作假、重复申请资助、擅自变更项目安排或未按要求完成学习任务的，学校将按相关规定处理。

四、 办理地点及联系方式

办公地点：金花校区综合一楼205办公室

联系电话：029-61125640